Sprach-KI-Bot für Auto Klinika Autowerkstatt

Wie ein Sprach-KI-Bot Anrufe und Buchungen für Auto Klinika bearbeitet

Für Auto Klinika, eine vielbeschäftigte Autoreparatur- und Reifenwerkstatt, haben wir ein Sprach-KI-Bot / Callbot die eingehende Anrufe entgegennimmt, Besuche in drei Google-Kalendern für drei Arbeitsplätze (Reifenwechsel, mechanische Reparaturen, elektrische Reparaturen) bucht, Buchungen über die Telefonnummer oder die Registrierungsnummer ändert und storniert, grundlegende Informationen über die Werkstatt und die Dienstleistungen bereitstellt und jedes Gespräch in Google Sheets protokolliert, um die volle Kontrolle über Anrufe und Buchungen zu haben.

Fallstudie

Probleme

Auto Klinika ist eine beliebte Autoreparatur- und Reifenwerkstatt. Zu den Stoßzeiten und in der Reifenwechselsaison klingelten die Telefone ständig. Das Team verbrachte sehr viel Zeit damit, Anrufe zu beantworten, dieselben Informationen zu wiederholen und Buchungen manuell in den Kalender einzutragen.

Typische Probleme, die wir angesprochen haben:

Viele verpasste Anrufe wenn die Mechaniker in der Werkstatt beschäftigt waren.
Kunden, die nach der Öffnungszeit anrufen - niemand verfügbar ist, der das Telefon abnimmt.
Viele Anrufe waren "nicht zum Buchen" oder fragten nach einem Termin, der nicht verfügbar war (allgemeine Fragen, Preise, Öffnungszeiten), die die Warteschlange blockierten und eine riesige Zeitverschwendung waren!
Manuelle Überprüfung der verfügbaren Zeitfenster für drei Arbeitsstationen (Reifen, mechanische Reparaturen und elektrische Reparaturen).
Manuelles Eintragen, Verschieben und Stornieren von Buchungen im Kalender.
Es gibt keinen einzigen Ort, an dem die gesamte Geschichte der Gespräche mit jedem Kunden gespeichert ist.

Lösung

Wir haben einen maßgeschneiderten KI-Bot für Auto Klinika entworfen und implementiert.

Die wichtigsten Elemente der Lösung:

Ein Sprachbot, der eingehende Anrufe unter einer speziellen Nummer entgegennimmt - mit der Option, unbeantwortete Anrufe von den Nummern der Hauptwerkstatt weiterzuleiten.
Natürliche Konversation auf Polnisch: Der Bot fragt, was der Kunde braucht und klassifiziert den Anruf (Reifenwechsel, mechanische Reparatur, allgemeine Informationen usw.).
Direkte Integration mit Google Calendar für drei Arbeitsplätze:
- Reifenwechsel (Arbeitsstation 1),
- mechanische Reparaturen und Diagnosen auf der Grundlage eines Servicekatalogs (Arbeitsplatz 2),
- elektrische Reparaturen und Diagnosen (Arbeitsplatz 3).
Buchungsablauf, der alle erforderlichen Daten sammelt:
- Telefonnummer (indem du die Nummer, von der aus der Kunde anruft, wieder verwendest oder sie über die Tastatur eingibst),
- Automarke,
- Autokennzeichen,
- Name der Dienstleistung / Reparatur,
- Datum und Uhrzeit des Besuchs.
Ändern und Stornieren von Buchungen über die Telefonnummer oder die Registrierungsnummer.
Bereitstellung von Informationen über die Werkstatt (Öffnungszeiten, Adresse, Dienstleistungen) auf der Website und über Reparaturen im Katalog.
Automatische Protokollierung jedes Anrufs in einem Google Sheet: Kontaktdaten, Service, gebuchte Zeit, Anrufdauer, Status, Anruf-ID, Buchungs-ID, Anrufzusammenfassung und ein Link zur Aufzeichnung.
Intelligente Weiterleitung an einen Serviceberater, wenn der Kunde darum bittet oder wenn der Bot die Anfrage nicht sicher bearbeiten kann.

Ergebnisse

Nach der Einführung des Sprach-KI-Bots für Auto Klinika erhielt die Werkstatt eine virtuelle Empfangsdame, die:

die Zahl der verpassten Anrufe drastisch reduziert, vor allem während der Reifenwechselsaison und nach Feierabend,
hält die 3 Google-Kalender für 3 Arbeitsstationen immer auf dem neuesten Stand,
filtert Anrufe heraus, bei denen es nur um grundlegende Informationen geht, oder wenn ein Anrufer nach einem Zeitfenster gefragt hat, das nicht verfügbar war,
befreit Mechaniker und den Besitzer vom ständigen Abheben des Telefons.

Das Team verbringt jetzt mehr Zeit mit der eigentlichen Autoreparatur, während die Voicebot-KI Routinegespräche, Buchungen, Änderungen und Stornierungen abwickelt - und jede Interaktion wird sicher in einem Google Sheet gespeichert. Kunden können jederzeit anrufen, klare Informationen erhalten und ganz einfach einen Besuch in der Werkstatt buchen.

Beispiel 1 - Buchung eines Reifenwechsels mit dem Voice AI Bot

Im ersten Beispiel aus dem YouTube-Video ruft der Kunde bei Auto Klinika an, um einen Reifenwechsel zu buchen. Der Voicebot:

nimmt den Anruf entgegen und stellt sich als Assistent der Werkstatt vor,
erkennt, dass der Kunde einen Reifenwechsel wünscht,
prüft freie Zeitfenster für die Reifenbucht im Google Kalender,
schlägt ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit vor und bestätigt sie mit dem Kunden,
sammelt die Telefonnummer, die Automarke und das Nummernschild,
erstellt eine Buchung im Kalender und speichert das gesamte Gespräch in einem Google Sheet.

Beispiel 2 - Buchungsdiagnose für ein Kühlmittelleck

Im zweiten Beispiel meldet der Anrufer ein Kühlmittelleck. Der Sprach-KI-Bot:

bittet den Kunden, das Problem in seinen eigenen Worten zu beschreiben,
stimmt die Beschreibung mit einer Diagnoseleistung aus dem Reparaturkatalog in Google Sheets ab,
bucht einen Besuch am mechanischen Reparaturarbeitsplatz,
bestätigt das Datum und die Uhrzeit des Diagnosebesuchs,
sammelt Kontaktdaten und Fahrzeugdaten, damit der Mechaniker weiß, was ihn erwartet, bevor das Auto eintrifft.

Beispiel 3 - Änderung oder Stornierung einer bestehenden Buchung

Der Voicebot kann auch einen bestehenden Besuch ändern oder stornieren, ohne sich in ein System einzuloggen. Wenn der Kunde anruft:

fragt der Bot nach der Telefonnummer oder der Registrierungsnummer, um die Buchung zu finden,
liest das aktuelle Datum und die Uhrzeit des Besuchs zurück,
bietet alternative Zeitfenster an, wenn der Kunde den Termin verschieben möchte,
aktualisiert die Buchung in Google Calendar und setzt den richtigen Status (NEU / ABGESAGT / NEU GEPLANT) in Google Sheets,
bestätigt dem Kunden die Änderung in einfacher, klarer Sprache.