KI-Voicebot für die Autowerkstatt Auto Klinika

6 Monate, 430 Terminbuchungen, über 2.300 Anrufe, über 53 Stunden Kundengespräche

Für Auto Klinika, eine stark ausgelastete Autowerkstatt und Reifenwerkstatt, haben wir einen KI-Voicebot implementiert, der Anrufe entgegennimmt, Termine bucht, routinemäßige Kundenanfragen bearbeitet und nur ausgewählte Fälle an einen Mitarbeiter weiterleitet. Seit Oktober 2025 im Einsatz!

Ergebnisse im Überblick

430 Terminbuchungen in 6 Monaten
Über 2.300 Anrufe bearbeitet
1.200 Anrufe ohne Beteiligung des Personals gefiltert
Nur 345 Anrufe erforderten einen Serviceberater
Über 53 Stunden Kundengespräche vom Bot geführt
Durchschnittlich rund 14.000 PLN gebuchte Werkstattleistungen pro Monat

Fallstudie

Probleme

Auto Klinika ist eine beliebte Autoreparatur- und Reifenwerkstatt. Zu den Stoßzeiten und in der Reifenwechselsaison klingelten die Telefone ständig. Das Team verbrachte sehr viel Zeit damit, Anrufe zu beantworten, dieselben Informationen zu wiederholen und Buchungen manuell in den Kalender einzutragen.

Typische Probleme, die wir angesprochen haben:

Viele verpasste Anrufe wenn die Mechaniker in der Werkstatt beschäftigt waren.
Kunden, die nach der Öffnungszeit anrufen - niemand verfügbar ist, der das Telefon abnimmt.
Viele Anrufe waren "nicht zum Buchen" oder fragten nach einem Termin, der nicht verfügbar war (allgemeine Fragen, Preise, Öffnungszeiten), die die Warteschlange blockierten und eine riesige Zeitverschwendung waren!
Manuelle Überprüfung der verfügbaren Zeitfenster für drei Arbeitsstationen (Reifen, mechanische Reparaturen und elektrische Reparaturen).
Manuelles Eintragen, Verschieben und Stornieren von Buchungen im Kalender.
Es gibt keinen einzigen Ort, an dem die gesamte Geschichte der Gespräche mit jedem Kunden gespeichert ist.

Lösung

Wir haben einen maßgeschneiderten KI-Bot für Auto Klinika entworfen und implementiert.

Die wichtigsten Elemente der Lösung:

Ein Sprachbot, der eingehende Anrufe unter einer speziellen Nummer entgegennimmt - mit der Option, unbeantwortete Anrufe von den Nummern der Hauptwerkstatt weiterzuleiten.
Natürliche Konversation auf Polnisch: Der Bot fragt, was der Kunde braucht und klassifiziert den Anruf (Reifenwechsel, mechanische Reparatur, allgemeine Informationen usw.).
Direkte Integration mit Google Calendar für drei Arbeitsplätze:
- Reifenwechsel (Arbeitsstation 1),
- mechanische Reparaturen und Diagnosen auf der Grundlage eines Servicekatalogs (Arbeitsplatz 2),
- elektrische Reparaturen und Diagnosen (Arbeitsplatz 3).
Buchungsablauf, der alle erforderlichen Daten sammelt:
- Telefonnummer (indem du die Nummer, von der aus der Kunde anruft, wieder verwendest oder sie über die Tastatur eingibst),
- Automarke,
- Autokennzeichen,
- Name der Dienstleistung / Reparatur,
- Datum und Uhrzeit des Besuchs.
Ändern und Stornieren von Buchungen über die Telefonnummer oder die Registrierungsnummer.
Bereitstellung von Informationen über die Werkstatt (Öffnungszeiten, Adresse, Dienstleistungen) auf der Website und über Reparaturen im Katalog.
Automatische Protokollierung jedes Anrufs in einem Google Sheet: Kontaktdaten, Service, gebuchte Zeit, Anrufdauer, Status, Anruf-ID, Buchungs-ID, Anrufzusammenfassung und ein Link zur Aufzeichnung.
Intelligente Weiterleitung an einen Serviceberater, wenn der Kunde darum bittet oder wenn der Bot die Anfrage nicht sicher bearbeiten kann.

Ergebnisse

Der größte Mehrwert war nicht nur die „Automatisierung“, sondern vor allem die spürbare Entlastung des Werkstattteams bei eingehenden Anrufen. Seit Mitte Oktober 2025 arbeitet der Bot unter realen Bedingungen und liefert messbare Ergebnisse.

In den ersten 6 Monaten hat das System:

über 2.300 Telefonanrufe bearbeitet
verarbeitete über 53 Stunden Kundengespräche
buchte 430 Termine, also durchschnittlich mehr als 70 Buchungen pro Monat
filterte rund 1.200 Anrufe heraus, bei denen der Kunde nur Fragen hatte, nicht genau wusste, was er benötigte, oder den vorgeschlagenen Termin nicht akzeptierte
erforderte nur in 345 Fällen eine Weiterleitung an einen Serviceberater
unterstützte einen hybriden Prozess, bei dem bei etwa 300 Gesprächen später eine menschliche Nachverfolgung oder Intervention erforderlich war

Bei einem konservativ angesetzten durchschnittlichen Buchungswert von 200 PLN entsprechen 430 gebuchte Termine einem Auftragswert von rund 86.000 PLN in 6 Monaten, also durchschnittlich etwa 14.000 PLN pro Monat.

Für den Werkstattinhaber bedeutet das weniger Unterbrechungen, weniger verpasste Anrufe, weniger Zeitverlust durch wiederkehrende Fragen und mehr Zeit für tatsächlich bezahlte Reparaturarbeiten. Kunden können jederzeit anrufen, klare Informationen erhalten und einen Termin einfach buchen, verschieben oder stornieren — während die Werkstatt über Google Kalender und Google Sheets die volle Kontrolle behält.

Beispiel 1 - Buchung eines Reifenwechsels mit dem Voice AI Bot

Im ersten Beispiel aus dem YouTube-Video ruft der Kunde bei Auto Klinika an, um einen Reifenwechsel zu buchen. Der Voicebot:

nimmt den Anruf entgegen und stellt sich als Assistent der Werkstatt vor,
erkennt, dass der Kunde einen Reifenwechsel wünscht,
prüft freie Zeitfenster für die Reifenbucht im Google Kalender,
schlägt ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit vor und bestätigt sie mit dem Kunden,
sammelt die Telefonnummer, die Automarke und das Nummernschild,
erstellt eine Buchung im Kalender und speichert das gesamte Gespräch in einem Google Sheet.

Beispiel 2 - Buchungsdiagnose für ein Kühlmittelleck

Im zweiten Beispiel meldet der Anrufer ein Kühlmittelleck. Der Sprach-KI-Bot:

bittet den Kunden, das Problem in seinen eigenen Worten zu beschreiben,
stimmt die Beschreibung mit einer Diagnoseleistung aus dem Reparaturkatalog in Google Sheets ab,
bucht einen Besuch am mechanischen Reparaturarbeitsplatz,
bestätigt das Datum und die Uhrzeit des Diagnosebesuchs,
sammelt Kontaktdaten und Fahrzeugdaten, damit der Mechaniker weiß, was ihn erwartet, bevor das Auto eintrifft.

Beispiel 3 - Änderung oder Stornierung einer bestehenden Buchung

Der Voicebot kann auch einen bestehenden Besuch ändern oder stornieren, ohne sich in ein System einzuloggen. Wenn der Kunde anruft:

fragt der Bot nach der Telefonnummer oder der Registrierungsnummer, um die Buchung zu finden,
liest das aktuelle Datum und die Uhrzeit des Besuchs zurück,
bietet alternative Zeitfenster an, wenn der Kunde den Termin verschieben möchte,
aktualisiert die Buchung in Google Calendar und setzt den richtigen Status (NEU / ABGESAGT / NEU GEPLANT) in Google Sheets,
bestätigt dem Kunden die Änderung in einfacher, klarer Sprache.