12 retos de las empresas de transporte y cómo superarlos implantando software TMS personalizado
Las empresas de transporte y logística operan en un entorno dinámico y exigente, enfrentándose a numerosos retos que afectan a su eficiencia y rentabilidad. Desde la compleja gestión del transporte y la logística hasta los requisitos de cumplimiento de la normativa, pasando por procesos y soluciones a menudo subóptimos. Todo ello en tiempos de precios del combustible cada vez más altos y escasez de conductores cualificados. Sin embargo, un sistema de gestión del transporte a medida, diseñado específicamente para las necesidades de una empresa determinada, ayuda a hacer frente a la mayoría de los problemas y a agilizar las operaciones.
Los retos a los que se enfrentan las empresas de transporte
La gestión de pedidos y el procesamiento de documentos, que consumen mucho tiempo, repercuten negativamente en la eficiencia y los beneficios de toda la empresa, y dan lugar a una utilización subóptima del tiempo de trabajo de expedidores y conductores.
Los transportes vacíos están asociados a pérdidas de combustible, tiempo de trabajo del conductor y desgaste innecesario del vehículo.
Rutas subóptimas, sin tener en cuenta la densidad de tráfico, tienen las mismas consecuencias que el punto anterior.
Tiempos de tránsito estimados erróneamente. No llegar a tiempo con una carga, o para cargarla, provoca la insatisfacción del cliente. También puede provocar más retrasos cuando el conductor tiene que esperar su turno en la rampa.
La falta de capacidad de seguimiento de cargas o envíos puede provocar la insatisfacción de los clientes e ineficiencias operativas.
La falta de supervisión continua de conductores y vehículos también provoca imperfecciones operativas.
Dificultad para evaluar con precisión el trabajo de cada conductor. Si no se informa de las acciones del conductor, tanto las automáticas como las iniciadas por él, se pierde irremediablemente mucha información y es imposible evaluar el progreso del trabajo del conductor.
Trabajo subóptimo con documentos en papel y hojas de cálculo. Introducir datos manualmente y depender de procesos basados en papel provoca errores y retrasos, lo que se traduce en pérdidas económicas e insatisfacción de los clientes.
Comunicación y colaboración ineficaces. La comunicación y la colaboración eficaces son cruciales para el buen funcionamiento de las operaciones de transporte. La falta de canales y herramientas adecuados puede provocar errores de comunicación, retrasos y dificultades de coordinación entre las distintas partes interesadas, como conductores, expedidores y clientes.
Requisitos de cumplimiento. Las empresas de transporte deben cumplir diversos reglamentos y normas relacionados con la seguridad, las horas de trabajo de los conductores, los requisitos aduaneros y fiscales y las directrices específicas del sector. Garantizar el cumplimiento manualmente puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.
Gestión de logística compleja. Las empresas de transporte manejan complejas redes logísticas que implican múltiples modos de transporte, rutas y destinos. Coordinar estas operaciones manualmente puede dar lugar a imperfecciones, retrasos y errores.
Aplicaciones existentes, comerciales o alquiladas que no están bien adaptadas a la especificidad del trabajo de la empresa dan lugar a un trabajo subóptimo e inconveniente y a la necesidad de suplir las deficiencias del software creando procesos y aplicaciones.
Las soluciones aportadas por el software de gestión de transporte a medida: posibles funcionalidades de aplicación.
Un software de gestión del transporte diseñado individualmente desempeña un papel crucial a la hora de afrontar los retos de las empresas de transporte. Ofrece soluciones a medida para necesidades empresariales específicas, lo que permite agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia.
La gestión de pedidos y documentos es mucho más rápida en un cómodo panel administrativo de despacho en línea. También pueden automatizarse cuando se conoce la ubicación geográfica del vehículo: declarada por el conductor o actual, obtenida del GPS del dispositivo en el que opera la aplicación móvil del conductor.
Reducir el número de trayectos en vacío puede solucionarse combinando las órdenes de transporte en una ruta, tanto manual como automáticamente. La agrupación de cargas en una ruta puede basarse en los puntos de inicio y final de la ruta, la fecha, así como el peso y volumen de la carga y la capacidad del vehículo. El valor obtenido puede ser aprobado por el expedidor.
Optimización de rutas. Obtenemos la ruta de servicios externos como Google, en la aplicación móvil del conductor y en el panel administrativo del expedidor.
El tiempo de viaje estimado se obtiene como se ha descrito anteriormente, teniendo en cuenta el flujo de tráfico. La navegación de Google en el teléfono del conductor siempre muestra la estimación actual de la hora de llegada al destino.
El seguimiento de la carga es posible gracias a una aplicación móvil del conductor que envía periódicamente la posición GPS del dispositivo en una distancia y un tiempo determinados. Las posiciones geográficas de todos los vehículos, junto con sus estados, son visibles en un mapa colectivo en el panel del expedidor y en un mapa individual en los detalles del pedido. Por lo tanto, puede realizar el seguimiento de los envíos fácilmente.
La supervisión continua de conductores y vehículos es posible gracias a la solución descrita en el apartado anterior.
El trabajo de cada conductor es evaluado por un algoritmo predeterminado, basado en su disponibilidad y acciones dentro de la aplicación móvil del conductor. A continuación, es visible en el panel del despachador en los detalles del conductor, o en un resumen o informe independiente.
Trabajar con documentos en papel y hojas de cálculo llega a su fin con la implantación de un TMS dedicado. Despídete del desorden, el caos, los retrasos y la frustración y da la bienvenida al orden, a datos claros y actualizados, a un flujo de trabajo fluido y a la tranquilidad.
La comunicación entre el expedidor y el conductor es instantánea, gracias a las funciones de chat, notificaciones push y llamadas con un solo clic que ofrece la aplicación móvil. El conductor puede actualizar el estado del pedido, informar de una avería o retraso, y el expedidor puede verlo inmediatamente en su panel. Todo el historial de comunicaciones está disponible. El cliente tiene su panel web y también puede ver en tiempo real dónde está su carga cuándo se entregará, el estado del pedido, cómo se ha gestionado y fotos. Esto aumenta la transparencia y mejora la eficacia operativa y la satisfacción del cliente. Los sistemas de gestión del transporte ofrecen funciones de gestión de litigios y reclamaciones.
Las normativas son más fáciles de cumplir gracias a la supervisión de las horas de trabajo de los conductores, el cruce de fronteras y la circulación eficiente de documentos -como las cartas de porte- con la posibilidad de imprimirlos en el vehículo. Además, las listas de comprobación de seguridad y las funciones de generación de informes permiten a las empresas de transporte cumplir eficazmente los requisitos legales y reducir los riesgos asociados mientras prestan servicio a todo el continente.
Gestión logística compleja. Integrar las aplicaciones de transporte con las de logística es posible. También lo es crear una solución que englobe varios medios de transporte. Una aplicación a medida automatiza y centraliza varios procesos logísticos, como la gestión de pedidos, la carga y la planificación de envíos. Esto agiliza las operaciones, reduce los errores y mejora la eficacia general.
La aplicación a medida se diseña individualmente según las especificidades del trabajo de la empresa, lo que conduce a un trabajo óptimo y cómodo. En general, un sistema de gestión del transporte a medida permite a las empresas afrontar con mayor eficacia los retos que plantea la gestión de su negocio. Ahorra tiempo y recursos al automatizar los procesos logísticos y reduce los riesgos asociados al incumplimiento de las normas.
Sistemas personalizados de gestión del transporte - las ventajas
La implantación de un software de transporte diseñado individualmente ofrece muchas ventajas a las empresas de transporte, entre ellas:
Mejora de la eficiencia operativa. La racionalización de los procesos, la automatización de las tareas y la mejora de la comunicación aumentan la eficiencia operativa y reducen los costes.
Optimización de costes y recursos. Las rutas optimizadas, la mejor utilización de los recursos y la reducción del esfuerzo de los expedidores y conductores se traducen en un ahorro de tiempo, dinero y recursos para una empresa de transporte. Se optimiza el proceso de envío.
Mantener a los clientes satisfechos. Una visibilidad actual, una información precisa y una comunicación eficaz contribuyen a mejorar la satisfacción del cliente y a aumentar su fidelidad.
Mejor toma de decisiones y planificación. El acceso a datos actuales y análisis avanzados permite tomar decisiones con conocimiento de causa, lo que mejora la planificación del transporte y la asignación de recursos.
Sistemas de gestión del transporte: gestión moderna del transporte
El software de gestión del transporte es fundamental en el mundo actual, ya que permite a la industria del transporte una gestión eficiente del mismo. Las funcionalidades de las aplicaciones de transporte se convierten en cruciales para las empresas que quieren seguir siendo competitivas. Veamos más de cerca los principales aspectos de este tipo de software y sus ventajas para las empresas de transporte.
Un sistema de gestión del transporte ofrece muchas funciones clave que facilitan la gestión de los procesos en el transporte. Gracias a las aplicaciones móviles, los usuarios pueden utilizar el software en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que agiliza el seguimiento de los pedidos.
Con un software a medida, las empresas pueden ahorrar tiempo y optimizar los costes de transporte. También facilita la comunicación entre conductores y expedidores, así como entre los clientes y la empresa de transporte. Las aplicaciones móviles para conductores son parte integrante del software moderno.
Nuevas posibilidades de software para las empresas de transporte
Integración de sistemas
El software moderno para empresas de transporte ofrece la posibilidad de integrarse con otros sistemas, como los financieros y de almacenamiento. La integración de estos sistemas permite un flujo de información fluido y la automatización de procesos, aumentando la eficacia y precisión de las operaciones.
Informes y análisis de datos
El software facilita la generación de informes y el análisis de datos. Esto permite a las empresas hacer un seguimiento de los indicadores clave y controlar la eficacia de sus operaciones. Los informes permiten tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa e identificar áreas de mejora.
Planificación de rutas y gestión de pedidos
El moderno software TMS permite una planificación de rutas y una gestión de pedidos más eficientes. Sus funcionalidades incluyen la asignación automática de tareas y la notificación de cambios. Esto permite a las empresas optimizar su tiempo y sus recursos, aumentando la eficiencia operativa.
Comunicación con clientes y contratistas
El software de transporte permite una mejor comunicación con clientes y contratistas. Gracias a un panel de clientes, aplicaciones móviles y notificaciones, las empresas pueden mantener un contacto constante con los clientes y mantenerlos informados sobre el progreso de sus pedidos. Los clientes tienen acceso a información detallada sobre sus pedidos y facturas. Las facturas pueden emitirse automática o manualmente. Tampoco es difícil mostrar las transacciones a través de un cómodo panel.
Seguridad y vigilancia
El software también se ocupa de la gestión, la seguridad y la supervisión de flotas. Al automatizar los informes de posición GPS y controlar las horas de trabajo de los conductores, las empresas pueden seguir la ubicación de los vehículos en tiempo real, controlar el tiempo de los conductores y mejorar la seguridad vial.
Aplicación móvil para conductores
Las aplicaciones móviles para conductores son un elemento esencial de los TMS modernos. La aplicación móvil proporciona un acceso rápido a los pedidos actuales. En el teléfono o la tableta se puede acceder fácilmente a datos valiosos sobre los pedidos y las tareas que deben realizarse. El conductor cambia el estado del pedido, introduce parámetros de carga y descarga y hace fotos. Guiado como un profesional, realiza todas las tareas. Tienen acceso a vistas previas de documentos y notificaciones sobre averías y retrasos con un solo clic. Todo en un solo lugar.
La aplicación funciona sin conexión, lo que permite a los usuarios introducir datos desde cualquier lugar, que también se enviarán una vez obtenida la cobertura.
Los usuarios de la aplicación reciben notificaciones push. Las notificaciones pueden referirse a un nuevo mensaje del expedidor, un cambio en el estado del pedido, documentos añadidos u otros asuntos. Disponer de la aplicación permite acceder a importantes datos de transporte en el sistema. Gracias a la aplicación, es fácil hacer un seguimiento en tiempo real del progreso del envío.
Trabajar sin hojas de cálculo
Si su empresa trabaja con hojas de cálculo y documentos en papel, la introducción de una aplicación personalizada hará que se olvide de ellos.
Envío de documentos
Un aspecto importante del software para empresas de transporte es la transmisión de documentos. Los documentos se transmiten electrónicamente entre varias entidades del proceso de transporte. Esto permite a una empresa de transporte gestionar eficazmente la documentación y mantener la transparencia en sus operaciones. Las hojas de ruta pueden imprimirse en el vehículo, escanearse y enviarse al panel del expedidor.
Mejorar la visibilidad
Desarrollar y ampliar la cadena de suministro requiere visibilidad en todos los ecosistemas. Los productos de gestión del transporte están diseñados para profundizar en las distintas operaciones asociadas a los transportes y crear cuadros y gráficos de fácil acceso. Será útil para planificar el inventario adecuado y adecuar las mejores empresas de transporte a su envío. Esta función proporciona a la dirección un medio para realizar un seguimiento de las métricas vitales para la eficiencia y evitar posibles problemas. Los datos visibles de los envíos pueden sacar a la luz las discrepancias y sus orígenes, para que su equipo pueda solucionarlas antes de que causen una costosa pérdida financiera.
¿Cómo funciona un programa informático de expedición de mercancías?
El software de gestión de transporte de mercancías proporciona una lista de empresas de transporte disponibles para ayudarle a determinar el transporte rentable de sus mercancías o materiales. Agiliza las operaciones de la cadena de suministro y las operaciones logísticas. También ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento de su envío desde el almacén hasta los clientes y le paga por los servicios de envío de su empresa. Si es propietario de su flota, el software de gestión de flotas puede ayudarle a gestionarla. Las soluciones y aplicaciones de gestión del transporte también son posibles con los sistemas de gestión de almacenes y el software de comercio electrónico.
El crecimiento estimado de las soluciones TMS
A medida que crezca la expansión de la cadena de suministro, crecerán los sistemas TMS. El informe de Research and Markets estima que el mercado mundial de soluciones TMS estará valorado en $21.000 millones en 2026.
Consideraciones relativas a la implantación de un sistema de gestión del transporte.
A la hora de implantar software a medida, las empresas de transporte deben tener en cuenta las siguientes cuestiones:
Evaluación de necesidades y recopilación de requisitos. Realización de un análisis exhaustivo de las necesidades y requisitos empresariales para garantizar que el software se ajusta a los objetivos y procesos específicos.
Desarrollo y personalización. Colaboración con una empresa de desarrollo de software con experiencia para crear una solución de gestión del transporte personalizada que aborde los retos exclusivos a los que se enfrenta la empresa de transporte.
Integración con los sistemas existentes. Garantizar la integración del software con otros sistemas, como sistemas de gestión de almacenes, software de planificación de recursos empresariales, sistemas de contabilidad y herramientas de seguimiento por GPS (aunque la aplicación móvil que forma parte de la solución también proporciona dicha funcionalidad).
Formación y asistencia al personal. Proporcionar formación suficiente a los empleados sobre cómo utilizar el nuevo software y ofrecer asistencia técnica tras la implantación.
Resumen
El uso de software específico para el transporte puede ayudar a las empresas de transporte a hacer frente a muchos de los retos a los que se enfrentan.
Al agilizar las operaciones logísticas, la comunicación, la visibilidad de los datos y el cumplimiento de la normativa, este software contribuye a aumentar la eficacia, mejorar la satisfacción del cliente y ahorrar costes para la empresa de transporte.
El software de transporte se ha vuelto indispensable en la industria logística. El envío de documentos, la gestión de las cadenas de suministro de transporte y el seguimiento de los pedidos se hacen más eficientes con el uso de modernas aplicaciones móviles y funcionalidades de software.
Para las empresas de transporte, el uso de software se convierte en un elemento clave para alcanzar el éxito y aumentar la competitividad en el mercado.
