Bot de IA por voz para el taller de coches Auto Klinika

Cómo un bot de IA de voz gestiona las llamadas telefónicas y las reservas de Auto Klinika

Para Auto Klinika, un ajetreado taller de reparación de automóviles y neumáticos, implementamos un voz AI bot / callbot que responde a las llamadas entrantes, reserva visitas en tres calendarios de Google para tres puestos de trabajo (cambio de neumáticos, reparaciones mecánicas, reparaciones eléctricas), cambia y cancela reservas utilizando el número de teléfono o el número de registro, proporciona información básica sobre el taller y los servicios, y registra cada conversación en hojas de cálculo de Google para tener un control total sobre las llamadas y las reservas.

Estudio de caso

Los problemas

Auto Klinika es un popular taller de reparación de automóviles y neumáticos. Durante las horas punta y en la temporada de cambio de neumáticos, los teléfonos sonaban constantemente. El equipo dedicaba mucho tiempo a responder llamadas, repetir la misma información y añadir manualmente las reservas al calendario.

Problemas típicos que abordamos:

Muchas llamadas perdidas cuando los mecánicos estaban ocupados en el taller.
Clientes que llaman fuera del horario de apertura - nadie disponible para coger el teléfono.
Muchas llamadas "no eran para reservar" o preguntaban por una fecha que no estaba disponible ¡(preguntas generales, precios, horarios de apertura) que bloqueaban la cola y eran una enorme pérdida de tiempo!
Comprobación manual de las franjas horarias disponibles para tres puestos de trabajo (neumáticos, reparaciones mecánicas y reparaciones eléctricas).
Introducir, mover y cancelar manualmente reservas en el calendario.
No hay un único lugar con el historial completo de conversaciones con cada cliente.

Las soluciones

Diseñamos e implementamos un bot de IA de voz personalizado para Auto Klinika.

Elementos clave de la solución:

Un bot de voz que responde a las llamadas entrantes en un número dedicado, con la opción de desviar las llamadas no contestadas de los números principales del taller.
Conversación natural en polaco: el bot pregunta qué necesita el cliente y clasifica la llamada (cambio de neumáticos, reparación mecánica, información general, etc.).
Integración directa con Google Calendar para tres puestos de trabajo:
- cambio de neumáticos (estación de trabajo 1),
- reparaciones mecánicas y diagnósticos basados en un catálogo de servicios (estación de trabajo 2),
- reparaciones y diagnósticos eléctricos (puesto 3).
Flujo de reservas que recoge todos los datos necesarios:
- número de teléfono (reutilizando el número desde el que llama el cliente o introduciéndolo desde el teclado),
- marca del coche,
- número de matrícula,
- servicio / reparación nombre,
- fecha y hora de la visita.
Modificar y cancelar reservas utilizando el número de teléfono o el número de registro.
Proporcionar información sobre el taller (horario de apertura, dirección, servicios) desde el sitio web y sobre las reparaciones desde el catálogo.
Registro automático de cada llamada en una hoja de Google: datos del contacto, servicio, hora reservada, duración de la llamada, estado, ID de la llamada, ID de la reserva, resumen de la llamada y un enlace a la grabación.
Transferencia inteligente a un asesor de servicio cuando el cliente lo pida o cuando el bot no pueda gestionar la solicitud con seguridad.

Los resultados

Tras lanzar el bot de IA de voz para Auto Klinika, el taller consiguió una recepcionista virtual que:

redujo drásticamente el número de llamadas perdidas, especialmente durante la temporada de cambio de neumáticos y fuera del horario laboral,
mantiene siempre actualizados los 3 calendarios de Google para 3 estaciones de trabajo,
filtra las llamadas que sólo tratan de información básica, o cuando un llamante preguntaba por una franja horaria que no estaba disponible,
libera a los mecánicos y al propietario de coger constantemente el teléfono.

Ahora el equipo dedica más tiempo a las reparaciones reales del coche, mientras que la IA del robot de voz se encarga de las conversaciones rutinarias, las reservas, los cambios y las cancelaciones, y cada interacción se almacena de forma segura en una hoja de Google. Los clientes pueden llamar en cualquier momento, obtener información clara y reservar fácilmente una visita al taller.

Ejemplo 1 - reservar un cambio de neumáticos con el bot de voz AI

En el primer ejemplo del vídeo de YouTube, el cliente llama a Auto Klinika para reservar un cambio de neumáticos. El robot de voz

responde a la llamada y se presenta como ayudante del taller,
reconoce que el cliente quiere un cambio de neumáticos,
comprueba las franjas horarias libres para el taller de neumáticos en Google Calendar,
propone una fecha y hora concretas y confírmalas con el cliente,
recoge el número de teléfono, la marca del coche y la matrícula,
crea una reserva en el calendario y guarda toda la conversación en una hoja de Google.

Ejemplo 2 - Diagnóstico de reserva de una fuga de refrigerante

En el segundo ejemplo, la persona que llama informa de una fuga de refrigerante. El bot de IA de voz:

pide al cliente que describa el problema con sus propias palabras,
hace coincidir la descripción con un servicio de diagnóstico del catálogo de reparaciones en Google Sheets,
reserva una visita en la estación de trabajo de reparación mecánica,
confirma la fecha y hora de la visita diagnóstica,
reúne los datos de contacto y los datos del coche para que el mecánico sepa qué esperar antes de que llegue el coche.

Ejemplo 3 - Modificar o anular una reserva existente

El robot de voz también puede cambiar o cancelar una visita existente sin entrar en ningún sistema. Cuando llama el cliente:

el bot pide el número de teléfono o el número de registro para encontrar la reserva,
lee la fecha y hora actuales de la visita,
ofrece franjas horarias alternativas disponibles si el cliente quiere cambiar la cita,
actualiza la reserva en Google Calendar y establece el estado adecuado (NUEVO / CANCELADO / RESCALIFICADO) en Google Sheets,
confirma el cambio al cliente en un lenguaje sencillo y claro.