Robot d'intelligence vocale pour l'atelier automobile Auto Klinika

Comment un bot d'IA vocale gère les appels téléphoniques et les réservations pour Auto Klinika.

Pour Auto Klinika, un atelier de réparation de voitures et de pneus très fréquenté, nous avons mis en place une robot vocal AI / callbot qui répond aux appels entrants, réserve les visites dans trois calendriers Google pour trois postes de travail (changement de pneus, réparations mécaniques, réparations électriques), modifie et annule les réservations à l'aide du numéro de téléphone ou du numéro d'inscription, fournit des informations de base sur l'atelier et les services, et enregistre chaque conversation dans Google Sheets pour un contrôle total des appels et des réservations.

Étude de cas

Les problèmes

Auto Klinika est un atelier populaire de réparation de voitures et de pneus. Aux heures de pointe et pendant la saison de changement des pneus, les téléphones sonnaient constamment. L'équipe passait énormément de temps à simplement répondre aux appels, à répéter les mêmes informations et à ajouter manuellement les réservations au calendrier.

Problèmes typiques que nous avons abordés :

Beaucoup d'appels manqués lorsque les mécaniciens étaient occupés dans l'atelier.
Les clients qui appellent après les heures d'ouverture - personne disponible pour décrocher le téléphone.
De nombreux appels n'étaient "pas pour réserver" ou demandaient une date qui n'était pas disponible (questions générales, prix, heures d'ouverture) qui bloquaient la file d'attente et constituaient une énorme perte de temps !
Vérification manuelle des plages horaires disponibles pour trois postes de travail (pneus, réparations mécaniques et réparations électriques).
Saisie manuelle, déplacement et annulation des réservations dans le calendrier.
Il n'y a pas d'endroit unique avec l'historique complet des conversations avec chaque client.

Les solutions

Nous avons conçu et mis en œuvre un bot d'IA vocale personnalisé pour Auto Klinika.

Éléments clés de la solution :

Un bot vocal qui répond aux appels entrants sur un numéro dédié - avec la possibilité de renvoyer les appels sans réponse depuis les numéros principaux de l'atelier.
Conversation naturelle en polonais : le bot demande ce dont le client a besoin et classe l'appel (changement de pneu, réparation mécanique, informations générales, etc.)
Intégration directe avec Google Calendar pour trois postes de travail :
- changement de pneu (poste de travail 1),
- les réparations mécaniques et les diagnostics basés sur un catalogue de services (poste de travail 2),
- réparations et diagnostics électriques (poste de travail 3).
Flux de réservation qui recueille toutes les données nécessaires :
- le numéro de téléphone (en réutilisant le numéro à partir duquel le client appelle ou en le saisissant au clavier),
- marque de la voiture,
- numéro de plaque d'immatriculation,
- nom du service / de la réparation,
- date et heure de la visite.
Modifier et annuler des réservations en utilisant le numéro de téléphone ou le numéro d'enregistrement.
Fournir des informations sur l'atelier (heures d'ouverture, adresse, services) à partir du site Internet et sur les réparations à partir du catalogue.
Enregistrement automatique de chaque appel dans une feuille Google : données de contact, service, heure de réservation, durée de l'appel, statut, identifiant de l'appel, identifiant de la réservation, résumé de l'appel et lien vers l'enregistrement.
Transfert intelligent vers un conseiller de service lorsque le client le demande ou lorsque le bot ne peut pas traiter la demande en toute sécurité.

Les résultats

Après avoir lancé le bot d'IA vocale pour Auto Klinika, l'atelier a gagné une réceptionniste virtuelle qui :

réduit considérablement le nombre d'appels manqués, en particulier pendant la saison des changements de pneus et après les heures de travail,
maintient les 3 calendriers Google pour 3 postes de travail toujours à jour,
filtre les appels qui ne concernent que des informations de base, ou lorsqu'un appelant demandait un créneau horaire qui n'était pas disponible,
libère les mécaniciens et le propriétaire de l'obligation de décrocher constamment le téléphone.

L'équipe consacre désormais plus de temps aux réparations réelles des voitures, tandis que l'IA du voicebot gère les conversations de routine, les réservations, les modifications et les annulations - et chaque interaction est stockée en toute sécurité dans une feuille Google. Les clients peuvent appeler à tout moment, obtenir des informations claires et réserver facilement une visite à l'atelier automobile.

Exemple 1 - réservation d'un changement de pneu avec le robot d'IA vocale.

Dans le premier exemple de la vidéo YouTube, le client appelle Auto Klinika pour réserver un changement de pneus. Le voicebot :

répond à l'appel et se présente comme l'assistante de l'atelier,
reconnaît que le client veut faire changer ses pneus,
vérifie les créneaux horaires libres pour la station de gonflage dans Google Calendar,
propose une date et une heure précises et les confirme avec le client,
recueille le numéro de téléphone, la marque de la voiture et la plaque d'immatriculation,
crée une réservation dans le calendrier et enregistre l'ensemble de la conversation dans une feuille Google.

Exemple 2 - réservation de diagnostics pour une fuite de liquide de refroidissement

Dans le deuxième exemple, l'appelant signale une fuite de liquide de refroidissement. Le bot d'IA vocale :

demande au client de décrire le problème avec ses propres mots,
fait correspondre la description à un service de diagnostic du catalogue de réparation dans Google Sheets,
réserve une visite sur le poste de travail de réparation mécanique,
confirme la date et l'heure de la visite de diagnostic,
rassemble les coordonnées et les données de la voiture pour que le mécanicien sache à quoi s'attendre avant l'arrivée de la voiture.

Exemple 3 - modification ou annulation d'une réservation existante

Le voicebot peut également modifier ou annuler une visite existante sans se connecter à aucun système. Lorsque le client appelle :

Le bot demande le numéro de téléphone ou le numéro d'enregistrement pour trouver la réservation,
lit la date et l'heure de la visite,
propose d'autres créneaux horaires disponibles si le client souhaite reporter son rendez-vous,
met à jour la réservation dans Google Agenda et définit le statut approprié (NOUVEAU / ANNULÉ / REPORTÉ) dans Google Sheets,
confirme le changement au client dans un langage simple et clair.