Bot głosowy AI dla warsztatu Auto Klinika

6 miesięcy, 430 rezerwacji, ponad 2300 połączeń, ponad 53 godziny rozmów z klientami

Miniatura-2

Dla Auto Klinika, obciążonego warsztatu samochodowego i wulkanizacji, wdrożyliśmy bota głosowego AI, który odbiera połączenia, rezerwuje wizyty, obsługuje rutynowe pytania klientów i przekazuje do człowieka tylko wybrane przypadki. Wciąż w użyciu od października 2025!

Najważniejsze rezultaty

  • 430 rezerwacji w 6 miesięcy
  • Ponad 2300 obsłużonych połączeń
  • 1200 połączeń odfiltrowanych bez udziału personelu
  • Tylko 345 połączeń wymagało doradcy serwisowego
  • Ponad 53 godziny rozmów z klientami obsłużonych przez bota
  • Średnio około 14 000 PLN miesięcznie w zarezerwowanych usługach warsztatowych

Studium przypadku

solution-6552142_1280

Problemy

Auto Klinika jest popularnym warsztatem samochodowym i oponiarskim. W godzinach szczytu i w sezonie wymiany opon telefony dzwoniły nieustannie. Zespół spędzał ogromną ilość czasu na odbieraniu połączeń, powtarzaniu tych samych informacji i ręcznym dodawaniu rezerwacji do kalendarza.

Typowe problemy, którymi się zajmowaliśmy:

  • Wiele nieodebranych połączeń kiedy mechanicy byli zajęci w warsztacie.

  • Klienci dzwoniący po godzinach otwarcia - nie ma nikogo, kto mógłby odebrać telefon.

  • Wiele połączeń "nie dotyczyło rezerwacji" lub pytało o termin, który nie był dostępny (pytania ogólne, ceny, godziny otwarcia), które blokowały linię i były ogromną stratą czasu!

  • Ręczne sprawdzanie dostępnych przedziałów czasowych dla trzech stanowisk pracy (opony, naprawy mechaniczne i naprawy elektryczne).

  • Ręczne wprowadzanie, przenoszenie i anulowanie rezerwacji w kalendarzu.

  • Nie ma jednego miejsca z pełną historią rozmów z każdym klientem.

Rozwiązanie

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy niestandardowego bota głosowego AI dla Auto Kliniki.

Kluczowe elementy rozwiązania:

  • Bot głosowy, który odbiera połączenia przychodzące na dedykowany numer - z opcją przekierowania nieodebranych połączeń z głównych numerów warsztatowych.

  • Naturalna rozmowa w języku polskim: bot pyta, czego potrzebuje klient i klasyfikuje połączenie (wymiana opon, naprawa mechaniczna, informacje ogólne itp.)

  • Bezpośrednia integracja z Kalendarzem Google dla trzech stacji roboczych:

    • wymiana opon (stanowisko 1),

    • naprawy mechaniczne i diagnostyka w oparciu o katalog serwisowy (stanowisko 2),

    • naprawy elektryczne i diagnostyka (stanowisko 3).

  • Przepływ rezerwacji, który gromadzi wszystkie wymagane dane:

    • numer telefonu (ponowne użycie numeru, z którego dzwoni klient lub wprowadzenie go z klawiatury),

    • marka samochodu,

    • numer rejestracyjny,

    • nazwa usługi / naprawy,

    • data i godzina wizyty.

  • Zmiana i anulowanie rezerwacji przy użyciu numeru telefonu lub numeru rejestracyjnego.

  • Udostępnianie informacji o warsztacie (godziny otwarcia, adres, usługi) ze strony internetowej oraz o naprawach z katalogu.

  • Automatyczne rejestrowanie każdego połączenia w Arkuszu Google: dane kontaktowe, usługa, zarezerwowany czas, czas trwania połączenia, status, identyfikator połączenia, identyfikator rezerwacji, podsumowanie połączenia i link do nagrania.

  • Inteligentny transfer do doradcy serwisowego, gdy klient o to poprosi lub gdy bot nie może bezpiecznie obsłużyć żądania.

Rezultaty

Największą wartością nie była sama „automatyzacja”, lecz odciążenie zespołu warsztatu od presji związanej z telefonami. Od połowy października 2025 bot działa w realnych warunkach i przynosi mierzalne rezultaty.

W pierwszych 6 miesiącach system:

  • obsłużył ponad 2300 połączeń telefonicznych
  • obsłużył ponad 53 godziny rozmów z klientami
  • umówił 430 wizyt, czyli średnio ponad 70 rezerwacji miesięcznie
  • odfiltrował około 1200 połączeń, w których klient tylko zadawał pytania, nie był pewien, czego potrzebuje, albo nie akceptował zaproponowanego terminu wizyty
  • wymagał przekazania do doradcy serwisowego tylko w 345 przypadkach
  • wspierał hybrydowy proces, w którym około 300 rozmów wymagało później ludzkiego follow-upu lub interwencji

Przy ostrożnie przyjętej średniej wartości rezerwacji na poziomie 200 PLN, 430 umówionych wizyt oznacza około 86 000 PLN zarezerwowanych usług w ciągu 6 miesięcy, czyli średnio około 14 000 PLN miesięcznie.

Dla właściciela warsztatu oznacza to mniej przerw w pracy, mniej nieodebranych połączeń, mniej czasu traconego na powtarzalne pytania i więcej czasu na faktycznie płatne naprawy. Klienci mogą dzwonić o każdej porze, otrzymać jasne informacje oraz łatwo umówić, zmienić lub anulować wizytę — a warsztat zachowuje pełną kontrolę dzięki Google Calendar i Google Sheets.

Przykład 1 - rezerwacja wymiany opon za pomocą bota głosowego AI

W pierwszym przykładzie z filmu na YouTube klient dzwoni do Auto Kliniki, aby zarezerwować wymianę opon. Voicebot:

  • odbiera połączenie i przedstawia się jako asystent warsztatu,

  • rozpoznaje, że klient chce wymienić opony,

  • sprawdza wolne przedziały czasowe dla stanowiska Opony w odpowiednim kalendarzu Google dla tego stanowiska,

  • proponuje konkretną datę i godzinę oraz potwierdza ją z klientem,

  • zbiera numer telefonu, markę samochodu i numer rejestracyjny,

  • tworzy rezerwację w kalendarzu i zapisuje całą rozmowę w Arkuszu Google.

geraldoswald62-tire-1749597_1280
emkanicepic-automobile-3239764_1280

Przykład 2 - rezerwacja diagnostyki wycieku płynu chłodzącego

W drugim przykładzie dzwoniący zgłasza wyciek płynu chłodzącego. Głosowy bot AI:

  • prosi klienta o opisanie problemu własnymi słowami,

  • dopasowuje opis do usługi diagnostycznej z katalogu napraw który posiada

  • rezerwuje wizytę na stanowisku napraw mechanicznych (i w odpowiadającym mu kalendarzu Google),

  • potwierdza datę i godzinę wizyty diagnostycznej,

  • gromadzi dane kontaktowe i dane samochodu, aby mechanik wiedział, czego się spodziewać przed przyjazdem samochodu.

Przykład 3 - zmiana lub anulowanie istniejącej rezerwacji

Voicebot może również zmienić lub anulować istniejącą wizytę bez konieczności logowania się do jakiegokolwiek systemu. Gdy dzwoni klient:

  • bot poprosi o numer telefonu lub numer rejestracyjny, aby znaleźć rezerwację,

  • odczytuje bieżącą datę i godzinę wizyty,

  • oferuje dostępne alternatywne przedziały czasowe, jeśli klient chce zmienić harmonogram,

  • aktualizuje rezerwację w Kalendarzu Google i ustawia odpowiedni status (NOWA / ANULOWANA / PRZEŁOŻONA) w Arkuszach Google,

  • potwierdza zmianę klientowi prostym, jasnym językiem.

Zastanawiasz się, jak taka, lub lepsza aplikacja, sprawdziłaby się w Twoim przypadku?

ZOBACZ NASZĄ OFERTĘ