Röst-AI-bot för Auto Klinika bilverkstad

Så hanterar en AI-bot telefonsamtal och bokningar för Auto Klinika

För Auto Klinika, en välbesökt bilreparations- och däckverkstad, implementerade vi en röst AI-bot / callbot som svarar på inkommande samtal, bokar besök i tre Google Calendrar för tre arbetsstationer (däckbyten, mekaniska reparationer, elektriska reparationer), ändrar och avbokar bokningar med hjälp av telefonnummer eller registreringsnummer, ger grundläggande information om verkstaden och tjänsterna samt loggar varje konversation i Google Sheets för full kontroll över samtal och bokningar.

Fallstudie

Problemen

Auto Klinika är en populär bilreparations- och däckverkstad. Under rusningstid och under däckbytarsäsongen ringde telefonerna konstant. Teamet ägnade mycket tid åt att bara svara på samtal, upprepa samma information och manuellt lägga till bokningar i kalendern.

Typiska problem som vi tog itu med:

Många missade samtal när mekanikerna var upptagna i verkstaden.
Kunder som ringer efter öppettiderna - ingen tillgänglig för att svara i telefon.
Många samtal handlade inte om bokning eller om ett datum som inte var ledigt (allmänna frågor, priser, öppettider) som blockerade kön och var ett enormt slöseri med tid!
Manuell kontroll av tillgängliga tidsluckor för tre arbetsstationer (däck, mekaniska reparationer och elektriska reparationer).
Manuell inmatning, flyttning och avbokning av bokningar i kalendern.
Det finns ingen plats som har hela historiken av konversationer med varje kund.

Lösningarna

Vi designade och implementerade en anpassad röst-AI-bot för Auto Klinika.

Nyckelelement i lösningen:

En röstrobot som besvarar inkommande samtal på ett särskilt nummer - med möjlighet att vidarekoppla obesvarade samtal från huvudnumret till verkstaden.
Naturlig konversation på polska: boten frågar vad kunden behöver och klassificerar samtalet (däckbyte, mekanisk reparation, allmän information etc.).
Direkt integration med Google Calendar för tre arbetsstationer:
- däckbyte (arbetsstation 1),
- mekaniska reparationer och diagnostik baserat på en servicekatalog (arbetsstation 2),
- elektriska reparationer och diagnostik (arbetsstation 3).
Bokningsflöde som samlar in all nödvändig data:
- telefonnummer (återanvänd det nummer som kunden ringer från eller ange det från knappsatsen),
- bilmärke,
- registreringsnummer,
- service / reparation namn,
- datum och tid för besöket.
Ändring och avbokning av bokningar med hjälp av telefonnummer eller registreringsnummer.
Information om verkstaden (öppettider, adress, tjänster) från webbplatsen och om reparationer från katalogen.
Automatisk loggning av varje samtal till ett Google Sheet: kontaktuppgifter, tjänst, bokad tid, samtalslängd, status, samtals-ID, boknings-ID, samtalssammanfattning och en länk till inspelningen.
Smart överföring till en servicerådgivare när kunden ber om det eller när roboten inte kan hantera förfrågan på ett säkert sätt.

Resultaten

Efter att ha lanserat röst-AI-boten för Auto Klinika fick verkstaden en virtuell receptionist som:

drastiskt minskat antalet missade samtal, särskilt under däckbytarsäsongen och efter arbetstid,
håller de 3 Google-kalendrarna för 3 arbetsstationer alltid uppdaterade,
filtrerar bort samtal som bara handlar om grundläggande information, eller när en uppringare frågar om en tid som inte är tillgänglig,
befriar mekaniker och ägare från att ständigt behöva lyfta luren.

Teamet lägger nu mer tid på faktiska bilreparationer, medan voicebot AI hanterar rutinmässiga samtal, bokningar, ändringar och avbokningar - och varje interaktion lagras säkert i ett Google Sheet. Kunderna kan ringa när som helst, få tydlig information och enkelt boka ett besök på bilverkstaden.

Exempel 1 - bokning av däckbyte med AI-bot med röst

I det första exemplet från YouTube-videon ringer kunden till Auto Klinika för att boka ett däckbyte. Den röststyrda roboten:

svarar i telefon och presenterar sig som verkstadsassistent,
inser att kunden vill ha ett däckbyte,
kontrollerar lediga tider för däckavdelningen i Google Kalender,
föreslår ett visst datum och en viss tid och bekräftar det med kunden,
samlar in telefonnummer, bilmärke och registreringsskylt,
skapar en bokning i kalendern och sparar hela konversationen i ett Google Sheet.

Exempel 2 - bokning av diagnostik för kylvätskeläckage

I det andra exemplet rapporterar den som ringer ett läckage av kylvätska. Rösten AI bot:

ber kunden att beskriva problemet med egna ord,
matchar beskrivningen till en diagnostisk tjänst från reparationskatalogen i Google Sheets,
bokar ett besök på arbetsstationen för mekanisk reparation,
bekräftar datum och tid för det diagnostiska besöket,
samlar in kontaktuppgifter och bildata så att mekanikern vet vad som väntar innan bilen anländer.

Exempel 3 - ändring eller avbokning av en befintlig bokning

Voiceboten kan också ändra eller avboka ett befintligt besök utan att logga in i något system. När kunden ringer:

Boten frågar efter telefonnumret eller registreringsnumret för att hitta bokningen,
läser upp aktuellt datum och aktuell tid för besöket,
erbjuder tillgängliga alternativa tidsluckor om kunden vill boka om,
uppdaterar bokningen i Google Calendar och anger rätt status (NEW / CANCELLED / RESCHEDULED) i Google Sheets,
bekräftar förändringen för kunden på ett enkelt och tydligt språk.