...

12 utmaningar för transportföretag och hur man kan övervinna dem genom att implementera anpassad TMS-programvara

Publicerad 2023-06-24

Transport- och logistikföretag verkar i en dynamisk och krävande miljö och står inför många utmaningar som påverkar deras effektivitet och lönsamhet. Från komplex transport- och logistikhantering till krav på regelefterlevnad och ofta suboptimala processer och lösningar. Allt detta i tider av ständigt stigande bränslepriser och brist på kvalificerade förare. Men ett skräddarsytt transporthanteringssystem, som utformats specifikt för ett visst företags behov, hjälper till att hantera de flesta problem och effektivisera verksamheten.

De utmaningar som transportföretag står inför

  1. Tidskrävande orderhantering och dokumenthantering påverkar hela företagets effektivitet och lönsamhet negativt och leder till ett suboptimalt utnyttjande av trafikledarnas och förarnas arbetstid.

  2. Tomma transporter är förknippade med bränsleförluster, förarens arbetstid och onödigt slitage på fordonet.

  3. Suboptimala sträckningar, utan hänsyn till trafiktätheten, får samma konsekvenser som ovanstående punkt.

  4. Felaktigt beräknade transittider. Att inte komma i tid med en last, eller för lastning, orsakar missnöje hos kunden. Det kan också leda till ytterligare förseningar när föraren måste vänta på sin tur vid rampen.

  5. Avsaknad av spårningsfunktioner för gods eller transporter kan leda till missnöjda kunder och ineffektivitet i verksamheten.

  6. Avsaknaden av kontinuerlig övervakning av förare och fordon leder också till operativa brister.

  7. Svårigheter att göra en korrekt bedömning av varje förares arbete. Utan rapportering av föraråtgärder, både automatiska och förarinitierade, går mycket information oåterkalleligen förlorad och det är omöjligt att utvärdera förarens arbetsprestationer.

  8. Suboptimalt arbete med pappersdokument och kalkylblad. Manuell inmatning av data och pappersbaserade processer leder till fel och förseningar, vilket leder till ekonomiska förluster och missnöjda kunder.

  9. Ineffektiv kommunikation och ineffektivt samarbete. Effektiv kommunikation och samarbete är avgörande för att transportverksamheten ska fungera smidigt. Avsaknaden av lämpliga kanaler och verktyg kan leda till kommunikationsfel, förseningar och svårigheter att samordna mellan olika intressenter, t.ex. förare, trafikledare och kunder.

  10. Krav på efterlevnad. Transportföretag måste följa olika regler och standarder som rör säkerhet, förarnas arbetstider, tull- och skattekrav samt branschspecifika riktlinjer. Att säkerställa efterlevnaden manuellt kan vara både tidskrävande och känsligt för fel.

  11. Komplex logistikhantering. Transportföretag hanterar komplexa logistiknätverk som omfattar flera transportsätt, rutter och destinationer. Att samordna dessa verksamheter manuellt kan leda till ofullkomligheter, förseningar och fel.

  12. Befintliga, standardiserade eller hyrda applikationer som inte är väl anpassade till företagets specifika arbetsuppgifter leder till suboptimalt, obekvämt arbete och behov av att komplettera programvarubrister genom att skapa processer och applikationer.

Lösningar som tillhandahålls av skräddarsydd programvara för transporthantering - möjliga applikationsfunktioner

Individuellt utformad programvara för transporthantering spelar en avgörande roll när det gäller att hantera transportföretagens utmaningar. Den tillhandahåller skräddarsydda lösningar för specifika affärsbehov, vilket möjliggör rationalisering av verksamheten och förbättrad effektivitet.

  1. Order- och dokumenthantering går mycket snabbare i en bekväm administrationspanel på nätet. De kan också automatiseras när fordonets geografiska position är känd: deklarerad av föraren eller aktuell, erhållen från GPS på den enhet som förarens mobilapplikation arbetar på.

  2. Att minska antalet tomkörningar kan lösas genom att kombinera transportorder till en rutt, både manuellt och automatiskt. Gruppering av laster inom en rutt kan baseras på ruttens start- och slutpunkter, datum, samt lastens vikt och volym och fordonets kapacitet. Det erhållna värdet kan godkännas av trafikledaren.

  3. Optimering av rutten. Vi hämtar rutten från externa tjänster som Google, i förarens mobilapplikation och i trafikledarens administrationspanel.

  4. Den beräknade restiden erhålls enligt beskrivningen ovan, med hänsyn till trafikflödet. Google-navigationen på förarens telefon visar alltid den aktuella uppskattningen av ankomsttiden till destinationen.

  5. Fraktspårning möjliggörs av förarens mobilapp som regelbundet skickar enhetens GPS-position över ett visst avstånd och en viss tidsperiod. De geografiska positionerna för alla fordon och deras status visas på en gemensam karta i trafikledarpanelen och på en individuell karta i orderinformationen. Detta gör det enkelt att spåra transporter.

  6. Kontinuerlig övervakning av förare och fordon är möjlig tack vare den lösning som beskrivs i avsnittet ovan.

  7. Varje förares arbete utvärderas av en förutbestämd algoritm, baserat på förarens tillgänglighet och agerande i mobilapplikationen. Det är sedan synligt i trafikledarens panel på förarens detaljer, eller en separat sammanfattning eller rapport.

  8. Att arbeta med pappersdokument och kalkylblad tar slut med implementeringen av ett dedikerat TMS. Säg adjö till röran, kaoset, förseningarna och frustrationen och hej till ordning, tydliga och uppdaterade data, smidigt arbetsflöde och sinnesfrid.

  9. Kommunikationen mellan trafikledaren och föraren är omedelbar tack vare mobilappens funktioner för chatt, pushnotiser och samtal med ett klick. Föraren kan uppdatera orderstatus, rapportera ett haveri eller en försening, och trafikledaren kan omedelbart se det på sin panel. Hela kommunikationshistoriken är tillgänglig. Kunden har sin egen webbpanel och kan också se i realtid var deras last befinner sig, när den kommer att levereras, orderstatus, hur den hanterades och foton. Detta ökar transparensen och förbättrar den operativa effektiviteten och kundnöjdheten. Transporthanteringssystemen erbjuder funktioner för tvisthantering och skadereglering.

  10. Det är lättare att följa bestämmelserna genom att övervaka förarnas arbetstider, gränspassager och effektiv dokumentcirkulation - till exempel fraktsedlar - med möjlighet att skriva ut dem i fordonet. Dessutom gör säkerhetschecklistor och funktioner för rapportgenerering det möjligt för transportföretag att effektivt uppfylla lagkrav och minska tillhörande risker samtidigt som de betjänar hela kontinenten.

  11. Komplex logistikhantering. Det är möjligt att integrera applikationer för transportörer med applikationer för logistik. Det är också möjligt att skapa en lösning som omfattar olika transportmedel. En skräddarsydd applikation automatiserar och centraliserar olika logistikprocesser, till exempel orderhantering, lastning och leveransplanering. Detta effektiviserar verksamheten, minskar antalet fel och förbättrar den övergripande effektiviteten.

  12. Den anpassade applikationen är individuellt utformad efter företagets specifika arbetsuppgifter, vilket leder till optimalt och bekvämt arbete. Sammantaget gör ett anpassat transporthanteringssystem det möjligt för företag att mer effektivt möta utmaningarna med att driva sin verksamhet. Det sparar tid och resurser genom att automatisera logistikprocesser och minskar riskerna i samband med bristande efterlevnad.

Anpassade transportledningssystem - fördelar

Implementeringen av individuellt utformad transportprogramvara erbjuder många fördelar för transportföretag, inklusive:

Förbättrad operativ effektivitet. Effektivisering av processer, automatisering av uppgifter och förbättrad kommunikation leder till ökad operativ effektivitet och minskade kostnader.

Kostnads- och resursoptimering. Optimerade rutter, bättre resursutnyttjande och mindre arbete för trafikledare och förare resulterar i tids-, kostnads- och resursbesparingar för ett transportföretag. Fraktprocessen är optimerad.

Att hålla kunderna nöjda. Aktuell synlighet, korrekt information och effektiv kommunikation bidrar till att förbättra kundnöjdheten och öka lojaliteten.

Bättre beslutsfattande och planering. Tillgång till aktuella data och avancerad analys möjliggör välgrundade beslut, vilket leder till bättre transportplanering och resursallokering.

Transportledningssystem: hantera transporter på ett modernt sätt

Programvara för transporthantering är avgörande i dagens värld och ger transportbranschen möjlighet till effektiv hantering av transporter. Funktionerna i transportapplikationer blir avgörande för företag som vill förbli konkurrenskraftiga. Låt oss ta en närmare titt på de viktigaste aspekterna av sådan programvara och dess fördelar för transportföretag.

Ett transporthanteringssystem erbjuder många viktiga funktioner som underlättar processhanteringen inom transport. Tack vare mobilapplikationer kan användarna använda programvaran var som helst och när som helst, vilket påskyndar orderövervakningen.

Med skräddarsydd programvara kan företag spara tid och optimera transportkostnaderna. Dessutom underlättas kommunikationen mellan förare och dispaschers, samt mellan kunder och transportföretag. Mobilapplikationer för förare är en integrerad del av modern programvara.

Nya programvarumöjligheter för transportföretag

Integration av system

Modern programvara för transportföretag ger möjlighet att integrera med andra system, t.ex. Ekonomi- och lagersystem. Integrationen av dessa system möjliggör ett smidigt informationsflöde och processautomatisering, vilket ökar effektiviteten och precisionen i verksamheten.

Rapportering och dataanalys

Programvaran gör det enklare att generera rapporter och analysera data. Detta gör det möjligt för företag att spåra nyckelindikatorer och övervaka effektiviteten i sin verksamhet. Rapporterna gör det möjligt att fatta välgrundade affärsbeslut och identifiera förbättringsområden.

Ruttplanering och orderhantering

Modern TMS-programvara möjliggör effektivare ruttplanering och orderhantering. Bland funktionerna finns automatisk tilldelning av uppgifter och ändringsmeddelanden. Detta gör det möjligt för företag att optimera sin tid och sina resurser, vilket ökar den operativa effektiviteten.

Kommunikation med kunder och entreprenörer

Transportprogramvara möjliggör bättre kommunikation med kunder och entreprenörer. Tack vare en kundpanel, mobilapplikationer och meddelanden kan företagen hålla ständig kontakt med kunderna och informera dem om hur deras beställningar fortskrider. Kunderna har tillgång till detaljerad information om sina beställningar och fakturor. Fakturor kan utfärdas automatiskt eller manuellt. Det är inte heller svårt att visa transaktioner via en praktisk panel.

Säkerhet och övervakning

Programvaran ger också möjlighet till fleet management, säkerhet och övervakning. Genom att automatisera GPS-positionsrapporter och övervaka förarnas arbetstider kan företagen spåra fordonens position i realtid, övervaka förarnas arbetstid och förbättra trafiksäkerheten.

Förarens mobila applikation

Mobila applikationer för förare är en viktig del av moderna TMS. Mobilappen ger snabb åtkomst till aktuella order. Värdefulla data om beställningar och uppgifter som ska utföras är lättillgängliga på telefonen eller surfplattan. Föraren ändrar orderstatus, anger lastnings- och lossningsparametrar och tar bilder. Guidad som ett proffs utför de alla uppgifter. De har tillgång till förhandsgranskning av dokument och meddelanden om haverier och förseningar med ett klick. Allt på en och samma plats.

Applikationen fungerar offline, så att användarna kan ange data var som helst, som också kommer att skickas efter att täckning erhållits.

Användare av applikationen får push-notiser. Meddelandena kan gälla ett nytt meddelande från trafikledaren, en förändring i orderstatus, tillagda dokument eller andra frågor. Med appen får du tillgång till viktiga transportdata i systemet. Tack vare appen är det enkelt att i realtid följa hur transporten fortskrider.

Arbeta utan kalkylblad

Om ditt företag arbetar med kalkylblad och pappersdokument kommer du att glömma bort dem när du introducerar en anpassad applikation.

Skicka dokument

En viktig aspekt av programvara för transportföretag är överföringen av dokument. Dokument överförs elektroniskt mellan olika enheter i transportprocessen. Detta gör det möjligt för ett transportföretag att effektivt hantera dokumentation och upprätthålla transparens i sin verksamhet. Fraktsedlar kan skrivas ut i fordonet samt skannas och skickas till avsändarpanelen.

Förbättra synligheten

För att utveckla och expandera leveranskedjan krävs visibilitet över alla ekosystem. Produkter för transporthantering är utformade för att gå in i de olika aktiviteter som är förknippade med transportverksamhet och för att skapa lättillgängliga diagram och grafer. Det kommer att vara till hjälp för att planera rätt lager och matcha de bästa rederierna till din försändelse. Den här funktionen ger ledningen möjlighet att spåra viktiga mätvärden för effektivitet och undvika potentiella problem. Synliga fraktdata kan avslöja avvikelser och deras ursprung, så att ditt team kan åtgärda dem innan de orsakar en kostsam ekonomisk förlust.

Hur fungerar programvara för spedition?

Programvara för hantering av spedition ger en lista över tillgängliga rederier för att hjälpa till att fastställa en kostnadseffektiv transport av dina varor eller material. Det effektiviserar supply chain-verksamheten och logistikverksamheten. Det gör det också möjligt att spåra din försändelse från lagret till kunderna och betalar dig för frakttjänster från ditt företag. Om du äger din egen vagnpark kan en programvara för vagnparkshantering hjälpa dig att hantera din vagnpark. Lösningar och applikationer för transporthantering är också möjliga med lagerhanteringssystem och programvara för e-handel.

Den uppskattade tillväxten för TMS-lösningar

I takt med att supply chain-expansionen ökar kommer TMS-systemen att växa. I rapporten från Research and Markets uppskattas att den globala marknaden för TMS-lösningar kommer att värderas till 21 miljarder USD år 2026.

 

Överväganden rörande införandet av ett transportledningssystem

När transportföretag implementerar anpassad programvara bör de ta hänsyn till följande frågor:

Behovsbedömning och insamling av krav. Genomföra en grundlig analys av affärsbehov och krav för att säkerställa att programvaran anpassas till specifika mål och processer.

Utveckling och anpassning. Samarbeta med ett erfaret mjukvaruutvecklingsföretag för att skapa en personlig lösning för transporthantering som tar itu med de unika utmaningar som transportföretaget står inför.

Integration med befintliga system. Säkerställa att programvaran integreras med andra system, t.ex. lagerhanteringssystem, ERP-programvara, redovisningssystem och GPS-spårningsverktyg (även om den mobilapplikation som ingår i lösningen också tillhandahåller sådana funktioner).

Utbildning och stöd till personalen. Tillhandahålla tillräcklig utbildning för anställda om hur man använder den nya programvaran och tillhandahålla teknisk support efter implementeringen.

Sammanfattning

Användningen av dedikerad transportprogramvara kan hjälpa transportföretag att hantera många av de utmaningar de står inför.

Genom att effektivisera logistikverksamheten, kommunikationen, datavisibiliteten och efterlevnaden bidrar programvaran till ökad effektivitet, förbättrad kundnöjdhet och finansiella besparingar för transportföretaget.

Transportprogramvara har blivit oumbärlig i logistikbranschen. Att skicka dokument, hantera transportförsörjningskedjor och övervaka beställningar blir effektivare med hjälp av moderna mobilapplikationer och programvarufunktioner.

För transportföretag blir användningen av programvara en nyckelfaktor för att nå framgång och öka konkurrenskraften på marknaden.

Jaroslaw Pietras

Vad kommer härnäst?