12 wyzwań firm transportowych i jak je pokonać implementując dedykowaną aplikację transportową

Opublikowano 24.06.2023

Firmy transportowe i logistyczne działają w dynamicznym i wymagającym środowisku, zmagając się z wieloma wyzwaniami, które wpływają na ich efektywność i rentowność. Od złożonego zarządzania transportem i logistyką, przez konieczność spełniania wymogów regulacyjnych, po często nieoptymalne procesy i rozwiązania. A wszystko to w czasach coraz wyższych cen paliw i braku wykwalifikowanych kierowców. Jednak dedykowana aplikacja transportowa, projektowana indywidualnie pod potrzeby danej firmy, pomaga poradzić sobie z większością problemów i usprawnić operacje.

Wyzwania, z jakimi borykają się firmy transportowe

  1. Czasochłonne dysponowanie zleceń i przesyłanie dokumentów wpływa negatywnie na wydajność i zysk całej firmy i nieoptymalne wykorzystanie czasu pracy dyspozytorów i kierowców.

  2. Puste przewozy wiążą się ze stratami paliwa, czasu pracy kierowców, a także niepotrzebnym zużyciem pojazdów.

  3. Nieoptymalne trasy, nieuwzględnienie w nich natężenia ruchu drogowego, mają te same konsekwencje, co punkt powyższy.

  4. Niedokładnie szacowane czasy przejazdów. Niedocieranie na czas z ładunkiem lub na załadunek, powoduje niezadowolenie klientów. Może prowadzić też do dalszych opóźnień, gdy kierowca musi czekać na swoją kolej przy rampie.

  5. Brak możliwości śledzenia ładunku lub przesyłek może prowadzić do niezadowolenia klientów i niedoskonałości operacyjnych.

  6. Brak ciągłego nadzoru nad kierowcami i pojazdami również prowadzi do niedoskonałości operacyjnych.

  7. Trudność dokładnej oceny pracy każdego kierowcy. Bez raportowania działań kierowcy, tak automatycznego, jak i inicjowanego przez kierowcę, wiele informacji ginie bezpowrotnie i nie da się ocenić przebiegu pracy kierowcy.

  8. Nieoptymalna praca na dokumentach papierowych, używanie arkuszy kalkulacyjnych. Ręczne wprowadzanie danych i poleganie na procesach opartych na papierze powoduje błędy i opóźnienia, co prowadzi do strat finansowych i niezadowolenia klientów.

  9. Nieskuteczna komunikacja i współpraca. Efektywna komunikacja i współpraca są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania operacji transportowych. Brak odpowiednich kanałów i narzędzi może prowadzić do błędów komunikacyjnych, opóźnień i trudności w koordynacji między różnymi interesariuszami, takimi jak kierowcy, dyspozytorzy i klienci.

  10. Wymogi związane z przepisami. Firmy transportowe muszą przestrzegać wielu przepisów i standardów związanych z bezpieczeństwem, czasem pracy kierowców, wymogami celno-skarbowymi i wytycznymi specyficznymi dla branży. Zapewnienie zgodności w sposób manualny może być czasochłonne i podatne na błędy. 

  11. Złożone zarządzanie logistyką. Firmy transportowe mają do czynienia ze złożonymi sieciami logistycznymi, które obejmują wiele rodzajów transportu, tras i miejsc docelowych. Koordynowanie tych operacji ręcznie może prowadzić do niedoskonałości, opóźnień i błędów. 

  12. Istniejące, gotowe lub wynajmowane aplikacje, które nie są dobrze dostosowane do specyfiki pracy firmy, prowadzą do nieoptymalnej, niewygodnej pracy i konieczności dorabiania procesów, aplikacji, by braki oprogramowania uzupełnić.

YarMobile firma tworząca oprogramowanie na zamówienie - ee7ac071 1810 482a a99a fef0fc3eaeb2
YarMobile firma tworząca oprogramowanie na zamówienie - 368fa71a 3bde 4724 9560 b4becdbcd1e8

Rozwiązania zapewniane przez dedykowane oprogramowanie dla firm transportowych — możliwe funkcjonalności aplikacji

Indywidualnie projektowana aplikacja transportowa odgrywa kluczową rolę w rozwiązaniu wyzwań firmy transportowej. Oferuje ona rozwiązania dostosowane do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa, umożliwiając usprawnienie operacji i poprawę efektywności.

  1. Dysponowanie zleceń i dokumentów staje się dużo szybsze w wygodnym internetowym panelu administracyjnym dyspozytora. Można je też zautomatyzować, gdy znana jest pozycja  geograficzna pojazdu: deklarowana przez kierowcę, lub bieżąca, pobrana z GPS urządzenia, na którym działa aplikacja mobilna kierowcy.

  2. Zmniejszenie liczby pustych przebiegów można rozwiązać przez łączenie zleceń transportowych w jedną trasę, tak ręcznie, jak i automatycznie. Grupowanie ładunków w ramach jednej trasy może zachodzić na podstawie punktu początkowego, końcowego trasy, daty, ale też masy i objętości ładunku i pojemności pojazdu, do zatwierdzenia przez dyspozytora.

  3. Optymalizacja trasy. Trasę przejazdu uzyskujemy z usług zewnętrznych jak Google, w aplikacji mobilnej kierowcy i w panelu administracyjnym dyspozytora.

  4. Prognozowany czas trwania przejazdu uzyskujemy jak wyżej. Uwzględnia on natężenie ruchu drogowego. Nawigacja Google na telefonie kierowcy pokazuje zawsze aktualną estymację czasu dotarcia na miejsce.

  5. Śledzenie ładunku zachodzi dzięki aplikacji mobilnej dla transportu, która wysyła pozycję GPS urządzenia okresowo, co ustaloną odległość i czas. Pozycje geograficzne wszystkich pojazdów, wraz z ich statusami, widoczne są na mapie zbiorczej w panelu dyspozytora, oraz na mapie indywidualnej na szczegółach zlecenia.

  6. Ciągły nadzór nad kierowcami i pojazdami zachodzi dzięki rozwiązaniu opisanemu w punkcie wyżej.

  7. Pracę każdego kierowcy w postaci punktacji ocenia ustalony algorytm, na podstawie jego dostępności, działań w aplikacji mobilnej dla kierowcy. Następnie widać ją w panelu dyspozytora na szczegółach kierowcy lub w osobnym zestawieniu czy raportach.

  8. Praca na dokumentach papierowych i arkuszach kalkulacyjnych kończy się w momencie implementacji dedykowanej aplikacji transportowej. Kończą się: bałagan, chaos, opóźnienia i frustracja, a zaczynają: porządek, przejrzyste i aktualne dane, płynna praca i spokój.

  9. Komunikacja między dyspozytorem i kierowcą  jest natychmiastowa – dzięki funkcjonalności czatu, powiadomień push i telefonowania jednym kliknięciem, które zapewnia aplikacja mobilna. Kierowca zmienia status zlecenia, raportuje awarię lub spóźnienie, a dyspozytor widzi to natychmiast w panelu. Dostępna jest cała historia komunikacji. Klient ma swój własny panel internetowy i również na bieżąco widzi, gdzie jest jego ładunek, kiedy zostanie przywieziony, jaki jest status zlecenia, jaki był jego przebieg, zdjęcia. To zwiększa przejrzystość i poprawia efektywność operacyjną i satysfakcję zleceniodawcy.  

  10. Wymogi związane z przepisami są łatwiejsze do spełnienia dzięki monitorowaniu czasu pracy kierowców, przekraczania granic, sprawnemu obiegowi dokumentów – np. listów przewozowych, z możliwością ich wydruku w pojeździe. Co więcej, listy kontrolne bezpieczeństwa i możliwość generowania raportów — pozwalają firmom transportowym skutecznie spełniać wymogi związane z prawem i zmniejszają ryzyko z tym związane, obsługując całą Europę.

  11. Złożone zarządzanie logistyką. Możliwa jest integracja aplikacji transportowej przewoźników z aplikacją logistyczną lub stworzenie rozwiązania logistycznego obejmującego różne środki transportu. Szyta na miarę aplikacja automatyzuje i centralizuje różne procesy logistyczne, takie jak zarządzanie zamówieniami, planowanie załadunków i wysyłek. To usprawnia operacje, zmniejsza błędy i poprawia ogólną efektywność.

  12. Aplikacja dedykowana jest projektowana indywidualnie wg. specyfiki pracy firmy, co prowadzi do optymalnej i wygodnej pracy. Ogólnie rzecz biorąc, niestandardowy system zarządzania transportem pozwala firmom skuteczniej sprostać wyzwaniom związanym z prowadzeniem działalności. Oszczędza czas i zasoby poprzez automatyzację procesów logistycznych, zmniejsza ryzyko związane z niezgodnością.

Indywidualnie projektowane aplikacje transportowe — korzyści

Wdrożenie indywidualnie projektowanego oprogramowania transportowego oferuje wiele korzyści firmom transportowym, m.in.:

Poprawa efektywności operacyjnej. Usprawnienie procesów, automatyzacja zadań i poprawa komunikacji prowadzą do zwiększenia efektywności operacyjnej i zmniejszenia kosztów.

Optymalizacja kosztów i zasobów. Zoptymalizowane trasy, lepsze wykorzystanie zasobów i zmniejszenie wysiłku dyspozytorów i kierowców zapewniają oszczędność czasu, pieniędzy i zasobów w firmie transportowej.

Poprawa satysfakcji klientów. Bieżąca widoczność, dokładne informacje i efektywna komunikacja przyczyniają się do poprawy satysfakcji klientów i zwiększenia ich lojalności.

Lepsze podejmowanie decyzji i planowanie. Dostęp do bieżących danych i zaawansowanych analiz umożliwia świadome podejmowanie decyzji, prowadzące do lepszego planowania i alokacji zasobów w transporcie.

TMS: zarządzanie transportem w nowoczesny sposób

Aplikacje TMS są niezwykle istotne w dzisiejszych czasach, umożliwiając efektywne zarządzanie transportem w branży logistycznej. Funkcjonalności aplikacji transportowych stają się kluczowe dla firm, które chcą być konkurencyjne. Przyjrzyjmy się głównym aspektom takiego oprogramowania oraz jego korzyściom dla firm transportowych.

TMS oferuje wiele funkcjonalności, które ułatwiają zarządzanie procesami w transporcie. Dzięki aplikacjom mobilnym użytkownicy mogą korzystać z oprogramowania w dowolnym miejscu i czasie, przyspieszając monitorowanie zleceń.

Dzięki dedykowanemu oprogramowaniu firmy mogą osiągnąć oszczędność czasu i optymalizować koszty transportu. Ponadto zapewnia ono łatwy kontakt pomiędzy kierowcami i dyspozytorami, a także klientami i firmą transportową. Aplikacje mobilne dla kierowców są nieodłącznym elementem nowoczesnego oprogramowania.

YarMobile firma tworząca oprogramowanie na zamówienie - 29273819 48f5 440e 8c40 6dd234786d50
YarMobile firma tworząca oprogramowanie na zamówienie - nowy wizerunek

Nowe możliwości oprogramowania dla firm transportowych

Integracja systemów

Nowoczesne oprogramowanie dla firm transportowych oferuje możliwość integracji z innymi systemami, takimi jak systemy finansowe i magazynowe. Integracja tych systemów pozwala na płynny przepływ informacji i automatyzację procesów, co zwiększa efektywność i precyzję działania.

Raportowanie i analiza danych

Oprogramowanie ułatwia generowanie raportów i analizę danych. Dzięki temu firmy mogą śledzić kluczowe wskaźniki i monitorować efektywność swojej działalności. Raporty umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji biznesowych oraz identyfikację obszarów do poprawy.

Planowanie tras i zarządzanie zleceniami

Nowoczesne oprogramowanie TMS umożliwia planowanie tras i zarządzanie zleceniami w sposób bardziej efektywny. Jego funkcje obejmują automatyczne przypisywanie zadań i powiadamianie o zmianach. Dzięki temu firmy mogą zoptymalizować czas i zasoby, zwiększając efektywność działalności.

Komunikacja z klientami i kontrahentami

Oprogramowanie transportowe umożliwia lepszą komunikację z klientami i kontrahentami. Za pomocą panelu klienta oraz aplikacji mobilnych i powiadomień, firmy mogą utrzymywać stały kontakt z klientami, informować o postępie realizacji zleceń. Klient ma dostęp do szczegółowych informacji dotyczących jego zleceń i faktur. Faktury są wystawiane automatycznie bądź ręcznie. Wyświetlanie transakcji za pośrednictwem wygodnego panelu również nie nastręcza trudności.

Bezpieczeństwo i monitorowanie

Oprogramowanie zapewnia również bezpieczeństwo i monitorowanie floty pojazdów. Dzięki automatyzacji wysyłki pozycji GPS i monitorowaniu czasu pracy kierowców firmy mogą śledzić położenie pojazdów na bieżąco, monitorować czas pracy kierowców i poprawiać bezpieczeństwo na drodze.

Aplikacja dla kierowców

Aplikacje mobilne dla kierowców to nieodzowny element współczesnych TMS. Aplikacja mobilna zapewnia szybki dostęp do aktualnych zleceń. Dane dotyczące szczegółów zlecenia i zadania do wykonania są łatwo dostępne na telefonie lub tablecie. Kierowca zmienia status zlecenia, wprowadza parametry załadunku i rozładunku, robi zdjęcia. Prowadzony jak za rękę wykonuje wszystkie zadania. Ma dostęp do podglądu dokumentów, powiadamiania o awariach i opóźnieniach jednym kliknięciem. Wszystko to w jednym miejscu.

Aplikacja działa w trybie offline, dzięki czemu pozwala użytkownikom wprowadzać dane z każdego miejsca, a zostaną one wysłane również po uzyskaniu zasięgu.

Użytkownicy aplikacji otrzymują powiadomienia push. Powiadomienia mogą dotyczyć nowej wiadomości od dyspozytora, zmiany statusu zlecenia, dodanych dokumentów lub innych spraw. Mając aplikację, ma się dostęp do ważnych danych w systemie.

Praca bez arkuszy kalkulacyjnych

Jeśli Państwa firma pracuje na arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach papierowych, to wprowadzenie aplikacji dedykowanej spowoduje, że o nich zapomnicie.

Przesyłanie dokumentów

Ważnym aspektem oprogramowania dla firm transportowych jest przesyłanie dokumentów. Dokumenty są przesyłane pomiędzy różnymi podmiotami w procesie transportowym elektronicznie. Dzięki temu firma transportowa może skutecznie zarządzać dokumentacją i utrzymywać transparentność w swojej działalności. Listy przewozowe mogą być drukowane w pojeździe, jak i skanowane i wysyłane do panelu dyspozytora.

Lepsza widoczność

Rozwój i rozszerzanie łańcucha dostaw wymaga widoczności we wszystkich ekosystemach. Produkty do zarządzania transportem są zaprojektowane tak, aby zagłębiać się w różne operacje związane z transportem i tworzyć łatwo dostępne wykresy i diagramy. Będzie to pomocne w planowaniu odpowiednich zapasów i dopasowaniu najlepszych firm spedycyjnych do przesyłki. Funkcja ta zapewnia kierownictwu możliwość śledzenia istotnych wskaźników wydajności i unikania potencjalnych problemów. Widoczne dane dotyczące frachtu mogą ujawnić rozbieżności i ich źródła, dzięki czemu zespół może je naprawić, zanim spowodują kosztowne straty finansowe.

Jak działa oprogramowanie spedycyjne?

Oprogramowanie do zarządzania spedycją zapewnia listę dostępnych firm spedycyjnych, aby pomóc w określeniu opłacalnego transportu towarów lub materiałów. Usprawnia operacje łańcucha dostaw i operacje logistyczne. Zapewnia również możliwość śledzenia przesyłki z magazynu do klientów i płaci za usługi spedycyjne świadczone przez firmę. Jeśli posiadasz własną flotę, oprogramowanie do zarządzania flotą może Ci w tym pomóc. Rozwiązania i aplikacje do zarządzania transportem są również możliwe w połączeniu z systemami zarządzania magazynem i oprogramowaniem e-biznesowym.

Szacowany wzrost popularności rozwiązań TMS

Wraz z rozwojem łańcucha dostaw, systemy TMS będą się rozwijać. Raport Research and Markets szacuje, że globalny rynek rozwiązań TMS zostanie wyceniony na 21 miliardów dolarów do 2026 roku.

 

YarMobile firma tworząca oprogramowanie na zamówienie - 8bd60bb1 61d9 420e 99fc 7ee85ac8af21
YarMobile firma tworząca oprogramowanie na zamówienie - 1 8

Rozważania dotyczące wdrożenia aplikacji transportowej

Podczas wdrażania oprogramowania dedykowanego, firmy transportowe powinny wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Ocena potrzeb i gromadzenie wymagań. Przeprowadzenie dokładnej analizy potrzeb i wymagań biznesowych, aby zapewnić, że oprogramowanie jest zgodne z konkretnymi celami i procesami.

Opracowanie i dostosowanie. Współpraca z doświadczoną firmą tworzącą oprogramowanie w celu stworzenia spersonalizowanego rozwiązania, które adresuje unikalne wyzwania przedsiębiorstwa transportowego.

Integracja z istniejącymi systemami. Zapewnienie integracji oprogramowania z innymi systemami, takimi jak systemy zarządzania magazynem, systemy księgowe i narzędzia śledzenia GPS (choć aplikacja mobilna będąca częścią rozwiązania również zapewnia taką możliwość).

Szkolenie personelu i wsparcie. Zapewnienie odpowiedniego szkolenia pracowników w zakresie korzystania z nowego oprogramowania i zapewnienie wsparcia technicznego po wdrożeniu.

Podsumowanie

Wykorzystanie dedykowanego oprogramowania transportowego może pomóc firmom transportowym w radzeniu sobie z wieloma wyzwaniami, z jakimi się zmagają.

Poprzez usprawnienie operacji logistycznych, komunikacji, widoczności danych i spełnianie wymogów prawnych, oprogramowanie to przyczynia się do zwiększenia efektywności, poprawy satysfakcji klientów i oszczędności finansowych firmy transportowej.

Oprogramowanie dla firm transportowych stało się niezastąpione w branży logistycznej. Przesyłanie dokumentów, zarządzanie transportem i monitorowanie zleceń stają się bardziej efektywne dzięki wykorzystaniu nowoczesnych aplikacji mobilnych i funkcjonalności oprogramowania.

Dla firm transportowych korzystanie z oprogramowania staje się kluczowym elementem w osiąganiu sukcesu i zwiększaniu konkurencyjności na rynku.

Jarosław Pietras